存證信函要用郵局的存證信函用紙（或項目文字完全相同的自製格式，可用 A4），每件一式三份，帶到郵局辦理證明後以掛號寄出；存證費首頁 50 元、續頁或附件每張 30 元，另加掛號郵資。以 1 頁、20 公克內、掛號附回執寄出為例，本文加總約 93 元。郵局留存的副本保存 3 年。存證信函能證明你寄了什麼內容，但它不是判決，不能拿來直接強制執行。
提醒：郵局對存證信函的證明，以正副本內容相同為限，不替你判斷內容有沒有道理。要催討押金、欠款或通知解約，內容怎麼寫、期限怎麼訂，涉及個案權利時建議先諮詢律師或法律扶助基金會。費用以中華郵政最新資費表為準。
格式與書寫規定
郵件處理規則第 34 條規定，掛號信函交寄時加付存證相關資費，依中華郵政規定方式繕寫，以內容完全相同的副本留存郵局備作證據的，就是存證信函。中華郵政常見問答列出的規定：
- 使用郵局存證信函用紙，或其他符合郵局規定的格式紙張。電腦自製的，項目與印好的文字要和郵局製售的完全相同，紙張可用 A4；郵局網站提供 Word、PDF 格式下載。
- 使用本國文字，可加標點符號或阿拉伯數字；信中提到外國人名或事物名稱必須引用原文的，可以用外國文字。
- 用不脫色筆或打字複寫，或書寫後複印、影印，每格限寫一字，色澤明顯、字跡端正。格式紙上註明「每件一式三份」。
- 信內寄件人、收件人的姓名、地址、郵遞區號，要和信封上寫的相同。
- 附件以和存證信函本身有關的文件為限，不能附寄物品；正本有附件，副本也要有，無法製備的用照片或影本代替。
- 有塗改增刪，要在正副本末（備註欄）註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」，寄件人簽名或蓋章；每頁塗改增刪不得超過 20 字。
- 寄件人是機關、團體、公司、商號的，格式紙要求加蓋單位圖章及法定代理人簽名或蓋章。
中華郵政資費說明另規定：每頁書寫超過 220 字而寄件人不願重寫的，可以收寄，但每頁另按續頁 1 頁加收存證費。
費用怎麼算：存證費＋掛號郵資
| 項目 | 費用 | 說明 |
|---|
| 存證費（首頁） | 50 元 | 中華郵政特種資費表，106 年 8 月 1 日起實施 |
| 存證費（續頁每頁或附件每張） | 30 元 | 同上 |
| 同內容寄多人 | 第 1 件照收，其餘每件存證費減半 | 內容完全相同、只有收件人不同，可作成總副本 2 份並另紙聯記收件人 |
| 信函郵資（不逾 20 公克） | 8 元 | 國內信函資費表，108 年 11 月 1 日起實施 |
| 掛號費 | 每件 20 元 | 特種資費表 |
| 回執費（白色回執，回執為平信） | 每件 15 元 | 同上 |
| 回執附掛號費（紅色回執，回執為掛號） | 每件 25 元 | 同上 |
| 事後查閱或另具副本申請證明 | 按申請時存證費的半數 | 限 3 年保存期內，要交驗原執據 |
試算（本文依資費表加總，實際以郵局窗口收費為準）：1 頁、不逾 20 公克，掛號附白色回執＝存證費 50＋信函 8＋掛號 20＋回執 15＝93 元，和資費表「掛號附回執」欄不逾 20 公克的 43 元加 50 元一致；改用紅色掛號回執＝50＋8＋20＋25＝103 元。多 1 頁續頁或附件，存證費多 30 元，郵資依實際重量計算。
怎麼寄：臨櫃與網路交寄
| 方式 | 流程重點 | 依據 |
|---|
| 郵局臨櫃 | 下載或購買格式紙，寫好一式三份與信封，帶印章到郵局；郵局辦理證明並蓋騎縫郵戳，正本以掛號寄出，副本由郵局留存 | 存證信函格式紙；郵件處理規則第 34 條 |
| 網路交寄申請 | 個人或團體都可申請；先在「電子函件服務系統」線上註冊，列印申請表送到郵局繳驗證明文件，約 3 到 4 個工作天開通 | 中華郵政存證信函網路交寄常見問答 |
| 網路交寄使用 | 依說明製作存證信函電子檔與 PDF 附件，登入後點「存證信函交寄」；系統用電子章取代實體印章；存證信函本文＋附件（附件限 PDF）雙面列印總張數不可超過 10 張 | 同上 |
| 網路交寄費用 | 存證費＋普通掛號附回執資費，另依印製紙張數加收「特別處理費」；可用郵政存簿或劃撥帳戶、預付款、WebATM、信用卡繳費 | 同上 |
| 網路交寄的副本 | 系統只印紙本寄給收件人，寄件人拿到的是副本電子檔，可在系統下載列印 | 同上 |
以下是本文建議，不是官方規定：重要通知用掛號附回執寄，回執是對方收到郵件的憑據（郵件處理規則第 28 條第 2 項）；寄出後把郵局執據、回執和你留存的那份副本放在一起保存。對方不在家時，存證信函一樣走掛號招領流程，招領 15 日未領會退回，見郵件招領通知單怎麼領。
法律效力：能證明什麼、不能做什麼
以下是本站依法條整理的說明，不是法律意見：
| 問題 | 說明 | 依據 |
|---|
| 證明什麼 | 郵局對寄件內容原則上不予證明，只有存證信函留存的副本例外；證明範圍以正副本內容相同為限 | 郵件處理規則第 3 條；中華郵政常見問答 |
| 對方何時算收到 | 非對話的意思表示，以通知達到相對人時發生效力。存證信函常用來證明通知的內容與寄送；有沒有到達，可搭配回執 | 民法第 95 條；郵件處理規則第 28 條 |
| 催討與時效 | 民法規定消滅時效因「請求」而中斷，但請求後 6 個月內不起訴，視為不中斷。只寄存證信函不等於起訴 | 民法第 129 條、第 130 條 |
| 能不能直接強制執行 | 不能。強制執行要有執行名義，例如確定終局判決、依民事訴訟法成立的和解或調解、得強制執行的公證書等，存證信函不在其中 | 強制執行法第 4 條 |
| 寄到國外 | 93 年 3 月 20 日起可寫國外地址，內容仍須中文，按國際掛號交寄；郵局只證明發信日期與內容，國內外法院是否認同存證效力，郵局不過問 | 中華郵政常見問答 |
常見用途包括要求房東返還押金、催繳管理費、通知業者解除契約，相關規定可參考租屋押金最多幾個月、不退怎麼辦、管理費沒繳會怎樣；消費糾紛除了寄存證信函，也可以走1950 申訴與調解。收到別人寄來的存證信函，也不代表對方說的就成立；看清楚要求與期限，必要時諮詢律師後再回應（本文建議）。
常見問題
存證信函一定要買郵局的紙嗎？
不一定。中華郵政說明可以用電腦自製，但項目與印就的文字要和郵局製售的完全相同，紙張可用 A4；郵局網站提供 Word 與 PDF 格式下載。
存證信函要寫幾份？
格式紙註明每件一式三份。用不脫色筆或打字複寫，或寫好後影印都可以，每格限寫一字。
寄一封存證信函要多少錢？
存證費首頁 50 元、續頁或附件每張 30 元，另加掛號郵資。1 頁、20 公克內、掛號附白色回執，本文依資費表加總為 93 元；用紅色掛號回執為 103 元。
存證信函寫錯字可以改嗎？
可以，但要在正副本的備註欄註明在第幾頁第幾行第幾格下塗改增刪幾字，由寄件人簽名或蓋章，每頁不得超過 20 字。
郵局會保存存證信函多久？
郵局留存的副本自交寄日起保存 3 年，期滿銷毀。3 年內寄件人可交驗原執據申請查閱或另具副本申請證明，費用是申請時存證費的半數。
最後更新：2026-11-01
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